Her dosya yerli yerinde. Siz orada olmasanız bile.
Bir satış, bir kira sözleşmesi ya da bir genel kurul her seferinde bir yığın belge ve müşteri bilgisi çıkarır. Bu belgelerin izi sürülebilsin, korunsun ve hızla bulunsun diye düzeni biz kurarız: büroda, evde ya da mülkün başında.
Bir emlak ofisinde iş nasıl yürür
İlk mülk ziyaretinden arşive kadar IT sisteminizin kaldırması gereken dört şey.
- 01
Her mülk bir dosyadır
Planlar, sertifikalar, sözleşmeler, faturalar ve yazışmalar. Mülk, bina ya da müşteri bazında, yıllar sonra bile bulunabilir.
- 02
Çoğu zaman büroda değilsiniz
Yerinde ziyaretler, ev göstermeler, akşam yapılan genel kurullar. Dosyalarınız laptopta ya da telefonda yanınızdadır.
- 03
Birçok kişinin bilgisini tutarsınız
Ev sahipleri, kiracılar, alıcılar ve tedarikçiler. Kimin neyi görebileceği ve bilgileri ne kadar süre saklayacağınız, GDPR (Avrupa veri koruma yönetmeliği) açısından da net olmalı.
- 04
İmzalar her şeyi bekletir
Kâğıt üzerinde elden ele dolaşması gereken bir ön satış sözleşmesi (compromis), kira sözleşmesi ya da teklif bütün dosyayı yavaşlatır.
Dosyalar her yerde elinizin altında
Büroda ya da bir mülk ziyaretinde: belgeleriniz bulutta güvenle durur, müşterilerle güvenli bir linkle paylaşırsınız.
Hangi dosyayı kim görüyor?
Tek bir klasörü bile taşımadan önce sizinle birlikte gözden geçirdiğimiz sorular. Bugün kaçına kesin bir cevap verebilirsiniz?
Dosya ya da bina bazında erişim
- Her çalışan sadece kendi ekibinin dosyalarını görür
- Dışarıdan biri bütün bir klasöre değil, tek bir dosyaya erişir
- Ayrılan birinin erişimi aynı gün kapatılır
- Bir dosyayı kimin açtığını kontrol edebilirsiniz
İmza
- Sözleşmeler ve teklifler elektronik olarak imzalanır
- İmzalı sürüm kendiliğinden doğru dosyaya düşer
- E-postada dolaşan taranmış imzalar yok
Saklama
- Her belge türü için saklama süreleri belirlidir
- Kapanan dosyalar arşivlenir, e-posta kutularına dağılmaz
- Gerçekten geri yüklemeyi denediğiniz bir yedek
Her yerden çalışma
- Telefon dahil her girişte MFA
- Uzaktan silinebilen, şifrelenmiş laptoplar
- USB bellekte ya da kişisel bulut hesaplarında dosya yok
Bu maddeler işin teknik tarafıyla ilgili. Hangi bilgileri ne kadar süre saklayabileceğiniz, yaptığınız işe ve GDPR'a bağlı. Resmi bilgiyi Belçika Veri Koruma Kurumu (Gegevensbeschermingsautoriteit) yayımlar. Kendi durumunuz için en iyisi danışmanınızla ya da meslek birliğinizle çalışın. Hukuki tavsiye vermeyiz.
Dosyalarınızı ve erişimleri kontrol ettirinBüronuzun kullandığı yazılımlar
Zaten kullandığınız emlak ya da apartman yönetim programıyla çalışırız. Çalışma ortamını, güvenliği ve belge akışlarını onun etrafında kurarız. Program, yazılım firmasının sorumluluğunda kalır.
Dosyalar & çalışma ortamı
- Emlak ya da apartman yönetim programı
- Microsoft 365
- SharePoint & Teams
- Intune cihaz yönetimi
- Evden ve yoldan güvenli erişim
Belge akışları
- Elektronik imza
- Güvenli müşteri portalı
- API entegrasyonları
- Saklama kuralları
Güvenlik & kurtarma
- Microsoft Entra ID
- MFA & koşullu erişim
- Dosya bazında erişim
- Erişim kayıtları
- Microsoft 365 yedeklemesi
Genelde ilk kurduğumuz şeyler
Tüm çözümlerSizin gibi bürolardan gelen sorular
Evet. Dosyaları öyle düzenleriz ki sadece üzerinde çalışanlar erişebilir. Kimin neyi açtığını da kaydederiz. Dışarıdan biri sadece kendisini ilgilendiren dosyaya erişir.
İşin teknik tarafıyla biz ilgileniriz: güvenli erişim, kayıtlar, saklama süreleri ve denenmiş geri yükleme. Hukuki değerlendirme için en iyisi kendi danışmanınızla çalışın. Bunun için gereken belgeleri biz hazırlarız.
Evet. Dosyalarınıza bir elektronik imza çözümü bağlarız. İmzalı sürüm kendiliğinden doğru yere düşer.
Evet, güvenli bir portal ya da her dosya için ortak bir klasör üzerinden, kendi girişleriyle. Böylece genel kurul belgelerini onlarca adrese e-posta eki olarak göndermeniz gerekmez.
Evet. Dosyalarınıza laptoptan, tabletten ya da telefondan güvenle ulaşırsınız. Güvenlik büroyla aynıdır.
Bir dosyanın değerini bilen biriyle konuşun.
Dosyalarınızın ve müşteri bilgilerinizin bugün nasıl düzenlendiğine bakarız. Önce neyi toparlar, neyi korumaya alırdık, açıkça söyleriz.