Wat kost dataverlies je bedrijf echt?
De bestanden zelf zijn zelden het duurste. De echte kost zit in stilstand, werk dat opnieuw moet en klanten die wachten. Zo reken je het uit.
In dit artikel
De echte kost van dataverlies zit zelden in de bestanden zelf, maar in wat er daarna gebeurt: een team dat niet verder kan, werk dat opnieuw moet en klanten die wachten. Hoe groot die kost wordt, hangt vooral af van één ding: hoe snel je alles terug hebt.
Waar de kost zit
- Stilstand: medewerkers die niet aan hun dossiers, mail of planning kunnen.
- Herstelwerk: documenten, offertes en boekingen die opnieuw gemaakt moeten worden.
- Gemiste omzet: bestellingen die niet verwerkt worden en facturen die niet vertrekken.
- Vertrouwen: klanten die vragen waarom iets niet lukt, of een datalek dat je moet melden.
Reken het zelf uit
Een eenvoudige rekensom maakt het concreet: het aantal medewerkers dat niet kan werken, maal het aantal uren, maal wat een uur werk je bedrijf kost.
Een voorbeeld
Een kantoor met 10 medewerkers kan een werkdag van 8 uur niet aan zijn bestanden. Met 50 euro per uur aan loon en overhead kost die ene dag al 4.000 euro. Het werk dat daarna opnieuw moet en de omzet die blijft liggen, komen daar nog bij.
Die rekensom toont ook waarom een back-up alleen niet volstaat. Een back-up die drie dagen nodig heeft om terug te zetten, kost je drie keer zoveel als een herstel in één dag.
Microsoft 365 is geen back-up
Veel bedrijven gaan ervan uit dat hun data veilig is omdat ze in Microsoft 365, OneDrive of SharePoint staat. Microsoft zorgt ervoor dat de dienst beschikbaar blijft, maar bewaart verwijderde of overschreven items maar een beperkte tijd. Maakt iemand per ongeluk een map leeg, versleutelt ransomware je gesynchroniseerde bestanden of wordt het account van een vertrokken medewerker verwijderd, dan heb je een aparte back-up nodig om alles terug te halen.
Wat een goede back-up bepaalt
- Hoeveel data je maximaal mag verliezen. Met één back-up per nacht ben je in het slechtste geval een werkdag kwijt.
- Hoe snel je terug moet draaien. Voor je mailbox of je boekhouding is dat vaak een kwestie van uren, niet van dagen.
- Hoe lang je gegevens bewaart. De mailbox van een vertrokken medewerker of documenten die je wettelijk moet bijhouden, wil je ook na jaren nog terugvinden.
- Of het herstel getest is. Pas na een test weet je hoe lang het echt duurt.
Lees ook waarom back-ups essentieel zijn en wat de 3-2-1-regel inhoudt.
Hoe we je helpen
We bekijken welke data voor jouw bedrijf kritiek is, spreken af hoe snel elk systeem terug moet en stemmen de bewaartermijn af op wat je werking en je sector vragen. Servers, laptops en Microsoft 365 worden automatisch geback-upt en we testen het herstel, zodat je weet dat het werkt voor je het nodig hebt.
