Waarom back-ups essentieel zijn

Een back-up is een aparte kopie van je bedrijfsdata waarmee je verder kunt werken als het origineel verloren gaat, door een defecte schijf, een menselijke fout of ransomware. Zonder back-up is een incident al snel dagen stilstand of werk dat opnieuw moet. Hieronder lees je welke gegevens je back-upt, welke soorten back-ups er zijn en waar een goede back-upstrategie aan voldoet.

Waarom zijn back-ups belangrijk?

Bestanden raken kwijt op heel gewone manieren: een medewerker verwijdert per ongeluk een map, een laptop wordt gestolen, een server valt uit of ransomware maakt je bestanden onbruikbaar. De impact is groot: verloren klantgegevens, verloren tijd en soms verloren omzet.

Een back-up zorgt ervoor dat je altijd een recente kopie hebt waarmee je snel kunt herstellen. Lees ook wat dataverlies je bedrijf echt kost.

Wat moet je back-uppen?

Begin bij de gegevens zonder welke je bedrijf niet kan werken:

1. Klantgegevens: contactgegevens, dossiers, bestelgeschiedenis en facturatie-informatie.
2. Financiële gegevens: boekhouding en fiscale documenten, die je vaak ook jarenlang moet bewaren.
3. Bedrijfsdocumenten: contracten, offertes, rapporten en presentaties.
4. Mail en Microsoft 365: mailboxen, OneDrive, SharePoint en Teams. Microsoft houdt de dienst beschikbaar, maar bewaart verwijderde items maar een beperkte tijd. Een aparte back-up is dus geen overbodige luxe.
5. Servers en toepassingen: databanken, configuraties en licentiegegevens, zodat een systeem snel weer draait.

Soorten back-ups

1. Volledige back-up

   Kopieert alles: systemen, bestanden en mappen. Het is de meest grondige vorm, maar vraagt de meeste tijd en opslagruimte. Ideaal als vertrekpunt.

2. Incrementele back-up

   Kopieert enkel wat veranderd is sinds de vorige back-up, van welk type ook. Dat is snel en zuinig met ruimte, maar bij een herstel heb je de volledige back-up en alle incrementele back-ups daarna nodig.

3. Differentiële back-up

   Kopieert alles wat veranderd is sinds de laatste volledige back-up. Die groeit elke dag, maar bij een herstel heb je enkel de volledige back-up en de laatste differentiële nodig.

In de praktijk combineren back-upoplossingen deze types automatisch. Belangrijker is hoe je de kopieën bewaart en of je ze kunt terugzetten.

Waar voldoet een goede back-up aan?

• De 3-2-1-regel: minstens drie kopieën van je data, op twee verschillende soorten opslag, waarvan één op een andere locatie.
• Een kopie die niet te wijzigen is: ransomware probeert ook back-ups te wissen. Een onveranderlijke (immutable) kopie kan tijdens de bewaartermijn door niemand gewijzigd of verwijderd worden.
• Automatisch en opgevolgd: een back-up die je manueel moet starten, wordt vergeten. Een mislukte back-up moet iemand zien en opvolgen.
• Getest herstel: een back-up is pas iets waard als je ze kunt terugzetten. Test dat regelmatig, niet pas bij een incident.
• Afgesproken hersteltijden: weet vooraf hoe snel elk systeem terug moet draaien en hoeveel data je maximaal mag verliezen.

Samengevat

Back-ups zijn geen extraatje, maar de basis van elke bedrijfsvoering die digitaal werkt. Weet wat je back-upt, bewaar meer dan één kopie op meer dan één plaats en test het herstel.