Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in dit privacybeleid is:

• MINIMA Group BV, handelend onder de naam MINIMA
• Maatschappelijke zetel: Nieuwendijk 12D, 3582 Beringen (Koersel), België
• Kantoor: Edward Staintonstraat 52, 3550 Heusden-Zolder, België
• Ondernemingsnummer: BE 1003.161.132 (RPR Antwerpen, afdeling Hasselt)
• E-mail: info@minimaworks.be
• Telefoon: +32 (0) 11 93 63 00

Voor vragen over je gegevens mail je naar privacy@minimaworks.be.

2. Waarover gaat dit privacybeleid?

Dit beleid beschrijft hoe we omgaan met persoonsgegevens van:

• bezoekers van minimaworks.be;
• mensen die ons contacteren via een formulier, e-mail of telefoon;
• klanten, leveranciers en partners, en hun contactpersonen;
• kandidaten die solliciteren.

Als IT-partner beheren we ook systemen van onze klanten, waarin persoonsgegevens van hun medewerkers en klanten staan. Daarvoor treden we op als verwerker in opdracht van die klant. Die verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst met de klant, en niet onder dit privacybeleid.

3. Welke gegevens verwerken we, en waarom?

Contactformulier

Je naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), bedrijfsnaam (optioneel), het onderwerp en je bericht. We gebruiken ze om je vraag te beantwoorden en, als je dat vraagt, een voorstel te maken.

Rechtsgrond: je toestemming, die je geeft met het vinkje in het formulier, en stappen die je zelf vraagt voor een mogelijke overeenkomst.

IT-check en aanvraagformulier

Je antwoorden op de vragen (waar je hulp bij zoekt, de grootte van je bedrijf, hoe je IT vandaag geregeld is en hoe dringend het is), een eventuele opmerking, je naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres (optioneel) en wanneer we je best terugbellen. We gebruiken ze om je terug te bellen en je vraag voor te bereiden.

Rechtsgrond: stappen die je zelf vraagt voor een mogelijke overeenkomst.

Sollicitaties

Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn-profiel (optioneel), je motivatie en je cv, en wat je ons verder vertelt tijdens de procedure. We gebruiken ze enkel om je kandidatuur te beoordelen en je uit te nodigen voor een gesprek.

Rechtsgrond: stappen die je zelf vraagt voor een mogelijke arbeids- of samenwerkingsovereenkomst, en je toestemming, die je geeft met het vinkje in het formulier.

Klanten, leveranciers en partners

Naam, functie, bedrijfsgegevens, contactgegevens, gegevens voor offertes en facturatie, de supportvragen en tickets die je aanmaakt en de historiek van ons contact. We gebruiken ze om onze diensten te leveren, te factureren en je te informeren over wat je bij ons afneemt.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst, onze wettelijke verplichtingen (zoals de boekhoudwetgeving) en ons gerechtvaardigd belang om een goede klantrelatie te onderhouden.

Websitebezoek

• Technische gegevens. Zoals elke website verwerkt onze server bij een bezoek technische gegevens, zoals je IP-adres, het type browser en het tijdstip van de aanvraag, om de pagina te kunnen tonen en de website te beveiligen. Om misbruik van onze formulieren te beperken, onthoudt de server je IP-adres gedurende één minuut in het werkgeheugen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en werkende website.
• Bezoekersstatistieken. We gebruiken Plausible Analytics, dat we zelf hosten. Plausible plaatst geen cookies, bewaart geen IP-adressen en maakt geen profielen. We zien enkel samengetelde cijfers, zoals bezoeken per pagina, het land en het type toestel. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren.

Meer over cookies lees je in ons cookiebeleid.

Geen marketing zonder toestemming

We sturen je geen nieuwsbrief of promotiemails zonder je uitdrukkelijke toestemming. Geef je die toestemming, dan kun je je op elk moment uitschrijven via de link in elke mail.

We nemen geen beslissingen over jou die enkel op geautomatiseerde verwerking of profilering gebaseerd zijn.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden:

• Vragen via een formulier, e-mail of telefoon die niet tot een samenwerking leiden: tot twee jaar na het laatste contact.
• Sollicitaties: tot zes maanden na het einde van de procedure. Willen we je gegevens langer houden voor een toekomstige vacature, dan vragen we eerst je toestemming, en dan bewaren we ze maximaal twee jaar.
• Klant- en leveranciersgegevens: zolang de samenwerking loopt, en daarna zolang we dat wettelijk moeten. Boekhoudkundige stukken zoals facturen bewaren we tien jaar.
• Technische gegevens van websitebezoek: enkel zo lang als nodig om de website te beveiligen.

Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens.

5. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit en geven ze niet door voor marketing van anderen. We delen ze enkel met:

• Dienstverleners die ons helpen, zoals de provider die de mails van onze formulieren verstuurt (ZeptoMail van Zoho Corporation), onze hostingpartner en de software die we gebruiken voor e-mail, klantenbeheer, support en boekhouding. Zij verwerken je gegevens enkel in onze opdracht, volgens onze instructies en onder een verwerkersovereenkomst.
• Onze boekhouder en adviseurs, voor zover dat nodig is voor hun opdracht.
• Overheden, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Bij een reorganisatie of overdracht van (een deel van) onze activiteiten kunnen gegevens overgaan naar de overnemende partij, die dan hetzelfde beschermingsniveau moet bieden.

6. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte

We verwerken je gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte. Werkt een dienstverlener toch met servers of ondersteuning buiten de EER, dan gebeurt dat enkel als er passende waarborgen zijn: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe beveiligen we je gegevens?

Beveiliging is ons vak, en we passen dezelfde maatregelen toe die we bij onze klanten inrichten: versleutelde verbindingen, meervoudige authenticatie, beperkte toegang op basis van wie het nodig heeft, back-ups en opvolging van onze systemen. Stel je toch een incident vast of heb je een vermoeden, laat het ons dan meteen weten via privacy@minimaworks.be.

8. Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens we van je hebben;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit iets verandert aan wat we daarvoor al rechtmatig deden.

Stuur je vraag naar privacy@minimaworks.be. We antwoorden binnen één maand. Als we twijfelen of de vraag echt van jou komt, kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We horen het wel graag eerst van jou, zodat we het samen kunnen oplossen.

9. Links naar andere websites

Onze website verwijst naar andere websites, zoals ons klantenportaal, onze kennisbank en LinkedIn. Voor die websites gelden hun eigen privacyvoorwaarden. Lees die na wanneer je ze bezoekt.

10. Wijzigingen

We passen dit privacybeleid aan wanneer onze diensten, onze website of de wetgeving veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.