E-facturatie is verplicht sinds 2026: wat je moet weten over Peppol en UBL

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan elkaar versturen als gestructureerde elektronische factuur, in de praktijk via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail volstaat niet meer. De algemene tolerantieperiode liep af op 31 maart 2026, en wie geen e-facturen kan versturen of ontvangen, riskeert een boete. Hieronder lees je wat een e-factuur is, hoe UBL en Peppol werken, voor wie de verplichting geldt en hoe je het praktisch regelt.

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een factuur als gestructureerd gegevensbestand, dat de software van je klant rechtstreeks kan inlezen en verwerken. Een pdf of een ingescande factuur is dus geen e-factuur: dat zijn digitale documenten die een mens moet lezen of die software met tekstherkenning moet ontcijferen, met de fouten die daarbij horen.

Kort gezegd: een e-factuur is een factuur die software begrijpt, niet enkel mensen.

Wat is UBL?

UBL (Universal Business Language) is de open standaard waarin een e-factuur opgesteld wordt. Een UBL-bestand is een XML-bestand waarin elk gegeven een vaste plaats heeft: het factuurnummer, de datum, de btw, de bedragen en de betalingsgegevens. Daardoor leest boekhoudsoftware de factuur foutloos in, zonder overtypen.

Vaak zit er een pdf-versie van de factuur als bijlage in het UBL-bestand, zodat een mens ze ook nog kan bekijken. De Belgische verplichting gebruikt het formaat Peppol BIS Billing, dat op UBL en de Europese norm EN 16931 gebaseerd is.

Wat is Peppol?

Peppol is het internationale netwerk waarlangs e-facturen tussen ondernemingen verstuurd worden. Het ontstond in 2008 als Europees project voor overheidsaankopen en wordt vandaag in veel landen gebruikt, ook tussen bedrijven onderling.

• Toegang via een dienstverlener. Je sluit niet zelf aan op het netwerk, maar via een Peppol-dienstverlener, ook Access Point genoemd. Dat is vaak de leverancier van je facturatie- of boekhoudpakket. Het werkt zoals een telecomoperator die je toegang geeft tot het telefoonnetwerk.
• Een Peppol-ID. Elke onderneming is op het netwerk vindbaar met een unieke identificatie, in België meestal op basis van het ondernemingsnummer.
• Veilige uitwisseling. Deelnemers worden geïdentificeerd en berichten worden versleuteld verstuurd.

In België is de FOD BOSA de Peppol-autoriteit die het netwerk opvolgt.

Voor wie geldt de verplichting?

• Voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B), ook eenmanszaken en kleine ondernemingen die de vrijstellingsregeling gebruiken.
• Ondernemingen onder de forfaitaire btw-regeling krijgen uitstel tot 1 januari 2028.
• Er zijn enkele uitzonderingen, bijvoorbeeld voor ondernemingen die enkel van btw vrijgestelde handelingen verrichten.
• Facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting.

Twijfel je over je eigen situatie, kijk dan op efactuur.belgium.be of vraag het aan je boekhouder.

Wat als je nog niet in orde bent?

De overheid voorzag een algemene tolerantieperiode voor de eerste drie maanden van 2026, voor ondernemingen die konden aantonen dat ze tijdig stappen hadden gezet. Die periode is voorbij. Wie vandaag geen e-facturen kan versturen of ontvangen, riskeert oplopende boetes: 1.500 euro bij een eerste vaststelling, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro daarna.

Ben je nog niet klaar, stel het dan niet verder uit. Meestal volstaat het om Peppol te activeren in je bestaande pakket of over te stappen naar een pakket dat het ondersteunt.

Wat komt er nog?

De overheid plant vanaf 2028 e-reporting: factuurgegevens worden dan bijna in realtime aan de fiscus doorgegeven. De precieze regels volg je best op via je boekhouder en de officiële kanalen.

Zijn er fiscale maatregelen?

Voor de overstap bestaan tijdelijke fiscale voordelen, zoals een verhoogde kostenaftrek voor abonnementen op e-facturatiesoftware en het advies daarrond, voor kosten van 2024 tot en met 2027. Of en hoe ze voor jouw onderneming gelden, bekijk je met je boekhouder. Wij geven geen fiscaal advies.

Hoe regel je het praktisch?

1. Controleer je software. Kan je facturatie- of boekhoudpakket e-facturen via Peppol versturen én ontvangen?
2. Activeer je Peppol-ID. Controleer of je onderneming op het netwerk vindbaar is, en met welk nummer.
3. Regel het ontvangen. Spreek af waar inkomende e-facturen terechtkomen en hoe ze bij je boekhouder geraken.
4. Kijk naar je andere systemen. Maak je facturen aan vanuit een ERP, webshop, CRM of planningstool, dan moet ook die koppeling Peppol-klaar zijn.
5. Informeer je team en je klanten. Wie facturen maakt of goedkeurt, moet weten wat er verandert.

Hoe we je helpen

We zorgen voor de technische kant: we bekijken of je pakketten Peppol ondersteunen, koppelen je facturatie aan je andere systemen en automatiseren waar het tijd bespaart.