Chaque dossier à sa place. Même en votre absence.
Une vente, un bail ou une assemblée générale génère chaque fois une pile de documents et de données clients. Nous veillons à ce qu'ils soient traçables, protégés et vite retrouvés, au bureau, à domicile ou dans le bien lui-même.
Comment se déroule le travail dans une agence immobilière
Quatre choses que votre IT doit pouvoir porter, de la première visite sur place jusqu'à l'archive.
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Chaque bien est un dossier
Plans, attestations, contrats, factures et correspondance. Par bien, par copropriété ou par client, et encore retrouvables des années plus tard.
- 02
Vous travaillez souvent hors du bureau
Visites sur place, visites de biens, assemblées générales en soirée. Vos dossiers vous suivent, sur un ordinateur portable ou un téléphone.
- 03
Vous gérez les données de nombreuses personnes
Propriétaires, locataires, acheteurs et fournisseurs. Qui peut voir quoi et combien de temps vous le conservez doit être clair, notamment au regard du RGPD.
- 04
Les signatures bloquent tout
Un compromis, un bail ou un devis qui doit circuler sur papier ralentit tout le dossier.
Vos dossiers toujours à portée de main
Au bureau ou lors d'une visite sur place : vos documents sont en sécurité dans le cloud et vous les partagez avec vos clients via un lien sécurisé.
Qui voit quel dossier ?
Les questions que nous passons en revue avec vous avant de déplacer le moindre répertoire. À combien pouvez-vous répondre avec certitude aujourd'hui ?
Accès par dossier ou par bien
- Chaque membre du personnel ne voit que les dossiers de sa propre équipe
- Les externes ont accès à un seul dossier, pas à tout un répertoire
- Les accès d'une personne qui part sont coupés le jour même
- Vous pouvez vérifier qui a ouvert un dossier
Signature
- Contrats et devis signés électroniquement
- La version signée arrive automatiquement dans le bon dossier
- Pas de signatures scannées qui circulent par e-mail
Conservation
- Des délais de conservation fixés par type de document
- Des dossiers clôturés archivés, pas éparpillés dans les boîtes mail
- Une sauvegarde que vous avez réellement restaurée
Travailler de partout
- La MFA à chaque connexion, aussi sur le téléphone
- Des ordinateurs portables chiffrés que vous pouvez effacer à distance
- Pas de dossiers sur des clés USB ou dans un stockage cloud personnel
Ces points concernent l'aspect technique. Les données que vous pouvez conserver, et pendant combien de temps, dépendent de votre activité et du RGPD. Les informations officielles se trouvent auprès de l'Autorité de protection des données, et pour votre propre situation, mieux vaut travailler avec la personne qui vous conseille ou votre fédération professionnelle. Nous ne donnons pas d'avis juridique.
Faites vérifier vos dossiers et vos accèsLes logiciels sur lesquels tourne votre agence
Nous travaillons avec le logiciel immobilier ou de syndic que vous utilisez déjà et construisons autour de lui le poste de travail, la sécurité et les flux documentaires. Le fournisseur reste responsable du logiciel.
Dossiers & poste de travail
- Logiciel immobilier ou de syndic
- Microsoft 365
- SharePoint & Teams
- Gestion des appareils Intune
- Accès sécurisé depuis la maison et en déplacement
Flux documentaires
- Signature électronique
- Portail client sécurisé
- Intégrations API
- Politique de conservation
Sécurité & restauration
- Microsoft Entra ID
- MFA & accès conditionnel
- Accès par dossier
- Journalisation des accès
- Sauvegarde Microsoft 365
Ce que nous mettons généralement en place en premier
Toutes les solutionsQuestions d'agences comme la vôtre
Oui. Nous organisons les dossiers pour que seules les personnes qui y travaillent y aient accès, et nous journalisons qui ouvre quoi. Les externes n'ont accès qu'au dossier qui les concerne.
Nous nous occupons de l'aspect technique : accès sécurisés, journalisation, délais de conservation et restauration testée. Pour l'analyse juridique, mieux vaut travailler avec la personne qui vous conseille, et nous fournissons la documentation nécessaire.
Oui. Nous connectons une solution de signature électronique à vos dossiers, pour que la version signée arrive automatiquement au bon endroit.
Oui, via un portail sécurisé ou un répertoire partagé par dossier, avec leur propre identifiant. Vous n'avez ainsi plus besoin d'envoyer les pièces d'une assemblée générale en pièce jointe à des dizaines d'adresses.
Oui. Vos dossiers sont accessibles en toute sécurité sur votre ordinateur portable, votre tablette ou votre téléphone, avec la même sécurité qu'au bureau.
Parlez à quelqu'un qui sait ce que vaut un dossier.
Nous examinons comment vos dossiers et vos données clients sont organisés aujourd'hui et vous disons ce que nous ordonnerions ou protégerions en premier.