Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données ?

Le responsable du traitement des données à caractère personnel visées par la présente politique de confidentialité est :

• MINIMA Group SRL, agissant sous le nom MINIMA
• Siège social : Nieuwendijk 12D, 3582 Beringen (Koersel), Belgique
• Bureau : Edward Staintonstraat 52, 3550 Heusden-Zolder, Belgique
• Numéro d'entreprise : BE 1003.161.132 (RPM Anvers, division Hasselt)
• E-mail : info@minimaworks.be
• Téléphone : +32 (0) 11 93 63 00

Pour toute question concernant vos données, écrivez à privacy@minimaworks.be.

2. Sur quoi porte cette politique de confidentialité ?

Cette politique décrit la manière dont nous traitons les données à caractère personnel :

• des visiteurs de minimaworks.be ;
• des personnes qui nous contactent via un formulaire, par e-mail ou par téléphone ;
• des clients, fournisseurs et partenaires, et de leurs personnes de contact ;
• des candidats qui postulent.

En tant que partenaire IT, nous gérons aussi des systèmes de nos clients, qui contiennent des données à caractère personnel de leurs collaborateurs et de leurs clients. Pour cela, nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte de ce client. Ce traitement relève du contrat de sous-traitance conclu avec le client, et non de la présente politique de confidentialité.

3. Quelles données traitons-nous, et pourquoi ?

Formulaire de contact

Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone (facultatif), le nom de votre entreprise (facultatif), l'objet et votre message. Nous les utilisons pour répondre à votre question et, si vous le demandez, pour établir une proposition.

Base légale : votre consentement, que vous donnez en cochant la case du formulaire, et les mesures que vous demandez vous-même en vue d'un éventuel contrat.

Check-up IT et formulaire de demande

Vos réponses aux questions (le domaine dans lequel vous cherchez de l'aide, la taille de votre entreprise, la manière dont votre IT est organisée aujourd'hui et le degré d'urgence), une éventuelle remarque, votre nom, le nom de votre entreprise, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail (facultatif) et le meilleur moment pour vous rappeler. Nous les utilisons pour vous rappeler et préparer votre demande.

Base légale : les mesures que vous demandez vous-même en vue d'un éventuel contrat.

Candidatures

Votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre profil LinkedIn (facultatif), votre motivation et votre CV, ainsi que tout ce que vous nous communiquez d'autre au cours de la procédure. Nous les utilisons uniquement pour évaluer votre candidature et vous inviter à un entretien.

Base légale : les mesures que vous demandez vous-même en vue d'un éventuel contrat de travail ou de collaboration, et votre consentement, que vous donnez en cochant la case du formulaire.

Clients, fournisseurs et partenaires

Nom, fonction, données de l'entreprise, coordonnées, données pour les offres et la facturation, les demandes de support et les tickets que vous créez et l'historique de nos contacts. Nous les utilisons pour fournir nos services, facturer et vous informer sur ce que vous achetez chez nous.

Base légale : l'exécution du contrat, nos obligations légales (comme la législation comptable) et notre intérêt légitime à entretenir une bonne relation client.

Visite du site web

• Données techniques. Comme tout site web, notre serveur traite, lors d'une visite, des données techniques telles que votre adresse IP, le type de navigateur et l'heure de la requête, afin de pouvoir afficher la page et de sécuriser le site web. Pour limiter les abus de nos formulaires, le serveur conserve votre adresse IP pendant une minute dans la mémoire vive. Base légale : notre intérêt légitime à disposer d'un site web sûr et fonctionnel.
• Statistiques de visite. Nous utilisons Plausible Analytics, que nous hébergeons nous-mêmes. Plausible ne place pas de cookies, ne conserve pas d'adresses IP et ne crée pas de profils. Nous ne voyons que des chiffres agrégés, comme les visites par page, le pays et le type d'appareil. Base légale : notre intérêt légitime à améliorer le site web.

Pour en savoir plus sur les cookies, consultez notre politique en matière de cookies.

Pas de marketing sans consentement

Nous ne vous envoyons pas de newsletter ni d'e-mails promotionnels sans votre consentement exprès. Si vous donnez ce consentement, vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien figurant dans chaque e-mail.

Nous ne prenons à votre sujet aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ou un profilage.

4. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle nous les avons collectées :

• Questions via un formulaire, par e-mail ou par téléphone qui n'aboutissent pas à une collaboration : jusqu'à deux ans après le dernier contact.
• Candidatures : jusqu'à six mois après la fin de la procédure. Si nous souhaitons conserver vos données plus longtemps en vue d'un futur poste vacant, nous vous demandons d'abord votre consentement, et nous les conservons alors deux ans au maximum.
• Données des clients et fournisseurs : tant que la collaboration est en cours, puis aussi longtemps que la loi nous y oblige. Nous conservons les pièces comptables telles que les factures pendant dix ans.
• Données techniques des visites du site web : uniquement le temps nécessaire pour sécuriser le site web.

Ensuite, nous supprimons ou anonymisons vos données.

5. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons jamais vos données et ne les transmettons pas à des fins de marketing de tiers. Nous les partageons uniquement avec :

• Les prestataires de services qui nous aident, comme le fournisseur qui envoie les e-mails de nos formulaires (ZeptoMail de Zoho Corporation), notre partenaire d'hébergement et les logiciels que nous utilisons pour l'e-mail, la gestion de la clientèle, le support et la comptabilité. Ils traitent vos données uniquement pour notre compte, selon nos instructions et dans le cadre d'un contrat de sous-traitance.
• Notre comptable et nos conseillers, dans la mesure où cela est nécessaire à leur mission.
• Les autorités publiques, lorsque la loi nous y oblige.

En cas de réorganisation ou de cession de tout ou partie de nos activités, des données peuvent être transférées à la partie reprenante, qui doit alors offrir le même niveau de protection.

6. Données en dehors de l'Espace économique européen

Nous traitons vos données de préférence au sein de l'Espace économique européen. Si un prestataire de services travaille malgré tout avec des serveurs ou un support en dehors de l'EEE, cela n'a lieu que moyennant des garanties appropriées : une décision d'adéquation de la Commission européenne (comme le cadre de protection des données UE-États-Unis) ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Comment sécurisons-nous vos données ?

La sécurité est notre métier, et nous appliquons les mêmes mesures que celles que nous mettons en place chez nos clients : connexions chiffrées, authentification multifacteur, accès limité aux personnes qui en ont besoin, sauvegardes et suivi de nos systèmes. Si vous constatez malgré tout un incident ou si vous en soupçonnez un, signalez-le-nous immédiatement via privacy@minimaworks.be.

8. Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit :

• d'accéder aux données que nous détenons à votre sujet ;
• de faire rectifier des données inexactes ou incomplètes ;
• de faire effacer vos données, sauf si la loi nous oblige à les conserver ;
• de faire limiter le traitement ;
• de recevoir vos données dans un format courant ou de les faire transférer ;
• de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela modifie ce que nous avons déjà fait de manière licite auparavant.

Envoyez votre demande à privacy@minimaworks.be. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si nous doutons que la demande émane réellement de vous, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Si la manière dont nous traitons vos données ne vous satisfait pas, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Nous aimerions toutefois que vous nous en parliez d'abord, afin que nous puissions résoudre le problème ensemble.

9. Liens vers d'autres sites web

Notre site web renvoie vers d'autres sites web, comme notre portail client, notre base de connaissances et LinkedIn. Ces sites web ont leurs propres conditions de confidentialité. Lisez-les lorsque vous les consultez.

10. Modifications

Nous adaptons cette politique de confidentialité lorsque nos services, notre site web ou la législation changent. La version la plus récente figure toujours sur cette page, avec la date de la dernière modification en haut.