Datenschutzerklärung

1. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich?

Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten in dieser Datenschutzerklärung ist:

• MINIMA Group BV, handelnd unter dem Namen MINIMA
• Gesellschaftssitz: Nieuwendijk 12D, 3582 Beringen (Koersel), Belgien
• Büro: Edward Staintonstraat 52, 3550 Heusden-Zolder, Belgien
• Unternehmensnummer: BE 1003.161.132 (JPR Antwerpen, Abteilung Hasselt)
• E-Mail: info@minimaworks.be
• Telefon: +32 (0) 11 93 63 00

Bei Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie an privacy@minimaworks.be.

2. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Diese Erklärung beschreibt, wie wir mit personenbezogenen Daten folgender Personen umgehen:

• Besucher von minimaworks.be;
• Personen, die uns über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren;
• Kunden, Lieferanten und Partner sowie deren Ansprechpersonen;
• Kandidaten, die sich bewerben.

Als IT-Partner verwalten wir auch Systeme unserer Kunden, in denen personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter und Kunden gespeichert sind. Dabei handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Kunden. Diese Verarbeitung fällt unter den Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Kunden und nicht unter diese Datenschutzerklärung.

3. Welche Daten verarbeiten wir und warum?

Kontaktformular

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer (optional), Ihr Firmenname (optional), der Betreff und Ihre Nachricht. Wir verwenden sie, um Ihre Frage zu beantworten und, wenn Sie dies wünschen, einen Vorschlag auszuarbeiten.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Häkchen im Formular erteilen, und vorvertragliche Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

IT-Check und Anfrageformular

Ihre Antworten auf die Fragen (wobei Sie Hilfe suchen, die Größe Ihres Unternehmens, wie Ihre IT heute organisiert ist und wie dringend es ist), eine etwaige Anmerkung, Ihr Name, Ihr Firmenname, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse (optional) und wann wir Sie am besten zurückrufen. Wir verwenden sie, um Sie zurückzurufen und Ihre Anfrage vorzubereiten.

Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

Bewerbungen

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihr LinkedIn-Profil (optional), Ihre Motivation und Ihr Lebenslauf sowie alles, was Sie uns im Laufe des Verfahrens darüber hinaus mitteilen. Wir verwenden sie ausschließlich, um Ihre Bewerbung zu beurteilen und Sie zu einem Gespräch einzuladen.

Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen im Hinblick auf einen möglichen Arbeits- oder Kooperationsvertrag, die auf Ihre Anfrage erfolgen, und Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Häkchen im Formular erteilen.

Kunden, Lieferanten und Partner

Name, Funktion, Unternehmensdaten, Kontaktdaten, Daten für Angebote und Rechnungsstellung, die Supportanfragen und Tickets, die Sie erstellen, und der Verlauf unseres Kontakts. Wir verwenden sie, um unsere Dienstleistungen zu erbringen, Rechnungen zu stellen und Sie über das zu informieren, was Sie bei uns beziehen.

Rechtsgrundlage: die Erfüllung des Vertrags, unsere gesetzlichen Pflichten (wie die Buchhaltungsvorschriften) und unser berechtigtes Interesse an der Pflege einer guten Kundenbeziehung.

Websitebesuch

• Technische Daten. Wie jede Website verarbeitet unser Server bei einem Besuch technische Daten wie Ihre IP-Adresse, den Browsertyp und den Zeitpunkt der Anfrage, um die Seite anzeigen und die Website absichern zu können. Um den Missbrauch unserer Formulare einzuschränken, speichert der Server Ihre IP-Adresse eine Minute lang im Arbeitsspeicher. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionierenden Website.
• Besucherstatistiken. Wir verwenden Plausible Analytics, das wir selbst hosten. Plausible setzt keine Cookies, speichert keine IP-Adressen und erstellt keine Profile. Wir sehen nur zusammengefasste Zahlen, etwa Besuche pro Seite, das Land und den Gerätetyp. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Website.

Mehr über Cookies lesen Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Kein Marketing ohne Einwilligung

Wir senden Ihnen ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung keinen Newsletter und keine Werbe-E-Mails. Erteilen Sie diese Einwilligung, können Sie sich jederzeit über den Link in jeder E-Mail abmelden.

Wir treffen keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung oder auf Profiling beruhen.

4. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Daten nicht länger als für den Zweck erforderlich, für den wir sie erhoben haben:

• Anfragen über ein Formular, per E-Mail oder telefonisch, die nicht zu einer Zusammenarbeit führen: bis zu zwei Jahre nach dem letzten Kontakt.
• Bewerbungen: bis zu sechs Monate nach dem Ende des Verfahrens. Möchten wir Ihre Daten für eine künftige Stelle länger aufbewahren, bitten wir Sie zuerst um Ihre Einwilligung, und dann speichern wir sie höchstens zwei Jahre.
• Kunden- und Lieferantendaten: solange die Zusammenarbeit andauert und danach so lange, wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen bewahren wir zehn Jahre auf.
• Technische Daten des Websitebesuchs: nur so lange, wie es für die Absicherung der Website erforderlich ist.

Danach löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten.

5. Mit wem teilen wir Ihre Daten?

Wir verkaufen Ihre Daten niemals und geben sie nicht für das Marketing anderer weiter. Wir teilen sie nur mit:

• Dienstleistern, die uns unterstützen, etwa dem Anbieter, der die E-Mails unserer Formulare versendet (ZeptoMail von Zoho Corporation), unserem Hosting-Partner und der Software, die wir für E-Mail, Kundenverwaltung, Support und Buchhaltung verwenden. Sie verarbeiten Ihre Daten ausschließlich in unserem Auftrag, nach unseren Weisungen und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.
• Unserem Buchhalter und unseren Beratern, soweit dies für ihren Auftrag erforderlich ist.
• Behörden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Bei einer Umstrukturierung oder Übertragung (eines Teils) unserer Tätigkeiten können Daten auf die übernehmende Partei übergehen, die dann das gleiche Schutzniveau bieten muss.

6. Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Wir verarbeiten Ihre Daten vorzugsweise innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Arbeitet ein Dienstleister dennoch mit Servern oder Support außerhalb des EWR, geschieht dies nur, wenn geeignete Garantien bestehen: ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (wie das EU-US Data Privacy Framework) oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Sicherheit ist unser Fachgebiet, und wir wenden dieselben Maßnahmen an, die wir bei unseren Kunden einrichten: verschlüsselte Verbindungen, Mehrfaktor-Authentifizierung, Zugriff nur für diejenigen, die ihn benötigen, Backups und Überwachung unserer Systeme. Stellen Sie dennoch einen Vorfall fest oder haben Sie einen Verdacht, teilen Sie uns dies bitte umgehend über privacy@minimaworks.be mit.

8. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

• einzusehen, welche Daten wir über Sie haben;
• unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen;
• Ihre Daten löschen zu lassen, sofern wir sie nicht gesetzlich aufbewahren müssen;
• die Verarbeitung einschränken zu lassen;
• Ihre Daten in einem gängigen Format zu erhalten oder übertragen zu lassen;
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses einzulegen;
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies etwas an dem ändert, was wir zuvor rechtmäßig getan haben.

Senden Sie Ihre Anfrage an privacy@minimaworks.be. Wir antworten innerhalb eines Monats. Wenn wir Zweifel haben, ob die Anfrage wirklich von Ihnen stammt, können wir Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.

Sind Sie nicht zufrieden damit, wie wir mit Ihren Daten umgehen, können Sie bei der Datenschutzbehörde, Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, eine Beschwerde einreichen. Wir würden es allerdings gern zuerst von Ihnen hören, damit wir es gemeinsam lösen können.

9. Links zu anderen Websites

Unsere Website verweist auf andere Websites, etwa unser Kundenportal, unsere Wissensdatenbank und LinkedIn. Für diese Websites gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen. Lesen Sie diese bitte, wenn Sie die Websites besuchen.

10. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienstleistungen, unsere Website oder die Gesetzgebung ändern. Die aktuellste Fassung finden Sie stets auf dieser Seite, mit dem Datum der letzten Änderung oben.