Jede Akte an ihrem Platz. Auch wenn Sie selbst nicht da sind.
Ein Verkauf, ein Mietvertrag oder eine Eigentümerversammlung bringt jedes Mal einen Stapel Dokumente und Kundendaten mit sich. Wir sorgen dafür, dass diese nachvollziehbar, geschützt und schnell auffindbar sind, im Büro, zu Hause oder im Objekt selbst.
So läuft die Arbeit in einem Immobilienbüro
Vier Dinge, die Ihre IT tragen muss, vom ersten Ortstermin bis zum Archiv.
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Jedes Objekt ist eine Akte
Pläne, Bescheinigungen, Verträge, Rechnungen und Korrespondenz. Pro Objekt, pro Eigentümergemeinschaft oder pro Kunde, und noch Jahre später auffindbar.
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Sie arbeiten oft nicht im Büro
Ortstermine, Besichtigungen, Eigentümerversammlungen am Abend. Ihre Akten haben Sie dabei, auf Laptop oder Telefon.
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Sie verwalten Daten vieler Menschen
Eigentümer, Mieter, Käufer und Lieferanten. Wer was sehen darf und wie lange Sie es aufbewahren, muss klar sein, auch mit Blick auf die DSGVO.
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Unterschriften halten alles auf
Ein Kaufvorvertrag, ein Mietvertrag oder ein Angebot, das auf Papier die Runde machen muss, bremst die ganze Akte.
Akten überall zur Hand
Im Büro oder beim Ortstermin: Ihre Dokumente liegen sicher in der Cloud, und Sie teilen sie mit Kunden über einen geschützten Link.
Wer sieht welche Akte?
Die Fragen, die wir mit Ihnen durchgehen, bevor wir einen einzigen Ordner umziehen. Wie viele können Sie heute sicher beantworten?
Zugriff pro Akte oder Objekt
- Alle Mitarbeitenden sehen nur die Akten des eigenen Teams
- Externe erhalten Zugriff auf eine Akte, nicht auf einen ganzen Ordner
- Der Zugriff ausscheidender Mitarbeitender ist noch am selben Tag gesperrt
- Sie können nachvollziehen, wer eine Akte geöffnet hat
Unterzeichnen
- Verträge und Angebote elektronisch unterzeichnet
- Die unterzeichnete Version landet automatisch in der richtigen Akte
- Keine eingescannten Unterschriften, die per Mail kursieren
Aufbewahren
- Aufbewahrungsfristen pro Dokumentart festgelegt
- Abgeschlossene Akten archiviert, nicht über Postfächer verstreut
- Ein Backup, das Sie auch wirklich schon zurückgespielt haben
Arbeiten von überall
- MFA bei jeder Anmeldung, auch auf dem Telefon
- Verschlüsselte Laptops, die sich aus der Ferne löschen lassen
- Keine Akten auf USB-Sticks oder in privatem Cloudspeicher
Diese Punkte betreffen die technische Seite. Welche Daten Sie wie lange aufbewahren dürfen, hängt von Ihrer Tätigkeit und der DSGVO ab. Die offiziellen Informationen finden Sie bei der Datenschutzbehörde, und für Ihre eigene Situation arbeiten Sie am besten mit Ihrer Beratung oder Ihrem Berufsverband. Wir geben keine Rechtsberatung.
Akten und Zugriffe prüfen lassenDie Software, auf der Ihr Büro läuft
Wir arbeiten mit der Immobilien- oder Hausverwaltungssoftware, die Sie bereits nutzen, und bauen Arbeitsplatz, Sicherheit und Dokumentenflüsse darum herum. Der Anbieter bleibt für die Software verantwortlich.
Akten & Arbeitsplatz
- Immobilien- oder Hausverwaltungssoftware
- Microsoft 365
- SharePoint & Teams
- Intune-Geräteverwaltung
- Sicherer Zugriff von zu Hause und unterwegs
Dokumentenflüsse
- E-Signing
- Geschütztes Kundenportal
- API-Integrationen
- Aufbewahrungsrichtlinien
Sicherheit & Wiederherstellung
- Microsoft Entra ID
- MFA & Conditional Access
- Zugriff pro Akte
- Zugriffsprotokollierung
- Microsoft-365-Backup
Was wir meist zuerst einrichten
Alle LösungenFragen von Büros wie Ihrem
Ja. Wir organisieren die Akten so, dass nur Zugriff hat, wer daran arbeitet, und protokollieren, wer was öffnet. Externe erhalten nur Zugriff auf die Akte, die sie betrifft.
Wir kümmern uns um die technische Seite: geschützter Zugriff, Protokollierung, Aufbewahrungsfristen und getestete Wiederherstellung. Für die rechtliche Einschätzung arbeiten Sie am besten mit Ihrer eigenen Beratung, und wir liefern die dafür nötige Dokumentation.
Ja. Wir binden eine Lösung für die elektronische Unterschrift an Ihre Akten an, damit die unterzeichnete Version automatisch an der richtigen Stelle landet.
Ja, über ein geschütztes Portal oder einen geteilten Ordner pro Akte, mit eigenem Login. So müssen Sie die Unterlagen für eine Eigentümerversammlung nicht mehr als Anhang an Dutzende Adressen schicken.
Ja. Ihre Akten sind sicher auf Laptop, Tablet oder Telefon erreichbar, mit demselben Schutz wie im Büro.
Sprechen Sie mit jemandem, der weiß, was eine Akte wert ist.
Wir sehen uns an, wie Ihre Akten und Kundendaten heute organisiert sind, und sagen Ihnen, was wir zuerst ordnen oder abschotten würden.