Elk dossier op zijn plaats. Ook als je er zelf niet bent.
Een verkoop, een huurcontract of een algemene vergadering levert telkens een stapel documenten en gegevens van klanten op. Wij zorgen dat die traceerbaar, afgeschermd en snel terug te vinden zijn, van op kantoor, thuis of in het pand zelf.
Hoe het werk in een vastgoedkantoor loopt
Vier dingen die je IT moet kunnen dragen, van het eerste plaatsbezoek tot het archief.
- 01
Elk pand is een dossier
Plannen, attesten, contracten, facturen en correspondentie. Per pand, per mede-eigendom of per klant, en jaren later nog terug te vinden.
- 02
Je werkt vaak niet op kantoor
Plaatsbezoeken, bezichtigingen, algemene vergaderingen 's avonds. Je hebt je dossiers bij, op een laptop of telefoon.
- 03
Je beheert gegevens van veel mensen
Eigenaars, huurders, kopers en leveranciers. Wie wat mag zien en hoe lang je het bewaart, moet duidelijk zijn, ook met het oog op de GDPR.
- 04
Handtekeningen houden alles op
Een compromis, een huurcontract of een offerte die op papier moet rondgaan, vertraagt het hele dossier.
Dossiers overal bij de hand
Op kantoor of tijdens een plaatsbezoek: je documenten staan veilig in de cloud en je deelt ze met klanten via een beveiligde link.
Wie ziet welk dossier?
De vragen die we samen met je overlopen voor we één map verhuizen. Hoeveel kan je vandaag met zekerheid beantwoorden?
Toegang per dossier of pand
- Elke medewerker ziet enkel de dossiers van het eigen team
- Externen krijgen toegang tot één dossier, niet tot een hele map
- De toegang van wie vertrekt, is dezelfde dag afgesloten
- Je kan nagaan wie een dossier opende
Ondertekenen
- Contracten en offertes elektronisch ondertekend
- De ondertekende versie komt vanzelf in het juiste dossier
- Geen ingescande handtekeningen die rondgaan in de mail
Bewaren
- Bewaartermijnen per soort document vastgelegd
- Afgesloten dossiers gearchiveerd, niet verspreid over mailboxen
- Een back-up die je ook echt teruggezet hebt
Werken van overal
- MFA op elke login, ook op de telefoon
- Versleutelde laptops die je op afstand kan wissen
- Geen dossiers op usb-sticks of in persoonlijke cloudopslag
Deze punten gaan over de technische kant. Welke gegevens je mag bewaren en hoe lang, hangt af van je activiteit en de GDPR. De officiële informatie vind je bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, en voor je eigen situatie werk je best met je adviseur of beroepsfederatie. Wij geven geen juridisch advies.
Laat je dossiers en toegang nakijkenDe software waar je kantoor op draait
We werken met het vastgoed- of syndicuspakket dat je al gebruikt en bouwen de werkplek, beveiliging en documentstromen daaromheen. De leverancier blijft verantwoordelijk voor het pakket.
Dossiers & werkplek
- Vastgoed- of syndicussoftware
- Microsoft 365
- SharePoint & Teams
- Intune device management
- Veilige toegang van thuis en onderweg
Documentstromen
- E-signing
- Beveiligd klantenportaal
- API-integraties
- Retentiebeleid
Security & herstel
- Microsoft Entra ID
- MFA & conditional access
- Toegang per dossier
- Toegangslogging
- Microsoft 365-back-up
Wat we meestal eerst opzetten
Alle oplossingenVragen van kantoren zoals het jouwe
Ja. We organiseren de dossiers zo dat enkel wie eraan werkt toegang heeft, en we loggen wie wat opent. Externen krijgen toegang tot enkel het dossier dat hen aanbelangt.
Wij zorgen voor de technische kant: beveiligde toegang, logging, bewaartermijnen en getest herstel. Voor de juridische inschatting werk je best met je eigen adviseur, en wij leveren de documentatie die daarvoor nodig is.
Ja. We koppelen een oplossing voor elektronisch ondertekenen aan je dossiers, zodat de ondertekende versie vanzelf op de juiste plaats komt.
Ja, via een beveiligd portaal of een gedeelde map per dossier, met een eigen login. Zo hoef je de stukken voor een algemene vergadering niet meer als bijlage naar tientallen adressen te sturen.
Ja. Je dossiers zijn veilig bereikbaar op je laptop, tablet of telefoon, met dezelfde beveiliging als op kantoor.
Praat met iemand die weet wat een dossier waard is.
We bekijken hoe je dossiers en klantgegevens nu georganiseerd zijn en zeggen je wat wij eerst zouden ordenen of afschermen.